Les enjeux de la gestion de note de frais

Tout salarié d’une entreprise a droit à un remboursement des dépenses, pouvant être des frais de séjour, de transport ou juste des frais de repas lorsqu’il effectue un travail ou une mission dans une autre région ou dans un autre pays pour le compte de son employeur. L’ensemble de toutes ces charges est appelé note de frais, remboursé sous condition de présentation de pièces justificatives. La note est obligatoire pour l’employeur, de ce fait, chaque salarié devrait exiger son droit.

Comment procède-t-on ?

De nos jours, tout se fait à l’aide d’un ordinateur. Chaque entreprise dispose de logiciels spéciaux destinés à une opération particulière. La comptabilité, par exemple, utilise un logiciel de comptabilisation des opérations ; la direction commerciale, un logiciel de gestion commerciale. Quant aux ressources humaines, qui s’occupent de l’édition et la validation des notes de frais, il y a un logiciel qui effectue la paie ainsi que les différentes opérations y afférentes. Il gère les dépenses reliées aux employés.

La bonne gestion des notes de frais constitue un enjeu important pour les entreprises, car elle permet de maîtriser les finances de l’organisation, le développement à long terme et les services aux employés. La maîtrise de ces coûts est obligatoire pour que l’entreprise puisse gérer ses dépenses. Le logiciel de note de frais permet donc de suivre chaque opération et chaque déplacement pour que le supérieur hiérarchique ait vent de tout ce qui se passe au sein de l’entreprise et pour qu’il puisse vérifier les allers et venues de ses subordonnés. Il pourra aussi suivre l’ordre ainsi que le nombre de missions effectuées dans une zone où l’entreprise s’est implantée.

Grâce au programme, les tâches sont automatisées et optimisées. Il suffira juste d’insérer les dépenses sans aucun calcul tout en pouvant réserver des hôtels ou des moyens de transport pour l’employé en question. Le règlement des frais et la facturation seront centralisés, ce qui permettra de juger d’un budget annuel nécessaire pour les déplacements.

Problèmes et solutions

Le remplissage d’une note de frais se fait par l’employé lui-même, il devra ensuite justifier ses dépenses et faire valider la note. Cela peut prendre quelques minutes comme quelques jours, ce qui décourage certains salariés et les font renoncer à exiger leur dû.

On peut penser que les entreprises le font exprès pour ne pas dépenser plus d’argent. Parfois, le remboursement en lui-même prend beaucoup de temps et constituera une source de frustration et de démotivation pour les salariés.

Cela n’est pourtant pas le cas, car l’application et le remboursement des notes de frais leur sont obligatoires, sous peine de sanction judiciaire de la part de l’inspection du travail, il s’agit juste de procédure pour justifier les sorties d’argent de l’entreprise. La solution des notes de frais serait de faciliter les procédures, mais aussi de fixer une durée pour le remboursement et ne pas faire attendre trop longtemps. Une autre idée serait de régler les dépenses du salarié avant son départ en mission. Il utilisera donc le budget qui lui sera attribué, ce qui évitera le remboursement des dépenses. De plus, cela permettra à l’entreprise de limiter les dépenses y afférentes.